Als management assistant voert u gemiddeld 14 verschillende taken uit. Maar als u aan een manager vraagt wat belangrijk is, komt hij of zij maar aan ongeveer 3 tot 5 taken.

Hoe zou het zijn als u en uw collega’s op het secretariaat structurele verspillingen en knelpunten (= problemen) leren herkennen? Wat zou het effect zijn als u in uw werkomgeving enkel nog bezig bent met werkzaamheden die ertoe doen én die ook nog op de meest efficiënte manier uitgevoerd worden? Werk dat waarde toevoegt voor de (interne of externe) klant. Waarom dan Lean, zult u wellicht denken? Kan dat dan ook op ons secretariaat? Zeker! 'Lean' gaat onder andere over specifieke knelpunten structureel oplossen in plaats van altijd brandjes blussen.

Doelstellingen

Lean werken = slimmer werken

  • U wilt excelleren in uw dienstverlening?
  • U wilt vooropgestelde deadlines halen?
  • U wilt fouten voorkomen en verspilling tegengaan?
  • U wilt een constant kwaliteitsniveau nastreven?
  • Maar u wilt vooral doen wat werkelijk een toegevoegde waarde heeft voor uw manager en alle andere interne of externe klanten?

De hoogste tijd om uw secretariaat voortaan efficiënt te organiseren en uw processen kritisch te bekijken en lenig te maken. Tijdens deze ééndaagse training leert u de werkprocessen op het secretariaat te analyseren en verbeteren om zo de shift te maken naar een efficiënt en servicegericht secretariaat.

Uw resultaten

  • U krijgt inzicht in het doel van uw functie en wat u met Lean op het secretariaat wilt bereiken.
  • U analyseert de werkzaamheden naar waarde die ze leveren voor uw manager of uw klant.
  • U brengt de waardestromen en -processen in kaart en leert inzien welke zaken u weerhouden van het leveren van toegevoegde waarde.
  • U leert zelf optimaal te presteren en uw secretariaat te excelleren.

Bestemd voor

Iedereen die werkzaam is in een ondersteunende functie en die de werkzaamheden op zijn/haar secretariaat onder de loep wil nemen en wil optimaliseren:

  • management assistants
  • directiesecretaresses
  • officemanagers

 

Programma

1. Terug naar de bedoeling: lean denken en handelen zonder bureaucratie

  • Toelichten van methodieken en wijze van aanpak
  • Wensen van uw manager/opdrachtgever centraal stellen
  • Workshop: Doen wat er toe doet!

2. Het in kaart brengen van de processen op uw secretariaat

  • Tools en handvatten
  • Workshop: Direct toepassen op een te verbeteren proces

3. Sámen innoveren: kennis en ervaringen van iedereen centraal stellen

  • Bepaal de ‘veroorzakers’: analyseren van de huidige wijze van uitvoeren van de processen
    • Waar en waarom worden fouten gemaakt
    • Overbodige handelingen elimineren
    • Verplaatsen van problemen (o.a. gegevens tijdelijk bewaren) signaleren
    • Voorraad voorkomen door ‘onderhanden werk’ te vermijden
    • Teveel aan ‘beweging’ (o.a. zoeken, overbodige handelingen of inefficiënt werken) aanpakken
    • Systemen (zoals formulieren en procedures) die niet bijdragen, uitsluiten
    • Geen wachten, wachten, wachten, maar just in time – altijd en overal
  • Oplossingen zoeken: hoe deze verspillingen voorkomen
    • Concrete voorbeelden, tips en suggesties die u dírect kunt toepassen
    • Oefenen in het ‘zien’ van verspillingen
  • Coachen van veranderingen en borgen van het resultaat

Docent(en)

D_03578.jpg

Marianne H.M. Smits

Marianne H.M. Smits is adviseur en dagelijks actief in het optimaliseren van management- en directieondersteuning. Haar deskundigheid is het vernieuwen van het secretariële proces en het coachen van secretaressen en managers naar een effectieve samenwerking. Zij is de auteur van diverse boeken zoals 'De secretaresse als gatekeeper', de werkwijze 'Elektronisch archiveren' en de 'Secretaresse Assistent'.

Praktische informatie

Prijs: 787 EUR (excl btw)

De opleidingen komen in aanmerking voor verschillende subsidies. Handig: zo betaalt u zelf maar een deel van het inschrijvingsgeld.

  • Tot 40% subsidie met KMO portefeuille. Meer info vindt u hier.

Incompany: Hebben meerdere collega’s behoefte aan deze opleiding? En trekt u liever niet naar een andere plaats? Breng de opleiding naar uw afdeling of onderneming: handig! Bovendien spitst de trainer zich dan toe op uw situatie, op uw sector en op de vragen van uw medewerker. Vraag uw incompany opleiding aan.

Inschrijven

Data