Geen plaats meer voor pen en papier!

Technologie staat niet stil: mobile devices, samenwerken in de cloud en social media. Het is maar een greep uit de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Ook op het secretariaat is de laatste jaren heel wat veranderd. Als secretaresse kunt u vandaag niet meer zonder de hedendaagse moderne tools.

Pen en papier werden vervangen door tablets en laptops. Het nieuwe werken vindt meer en meer haar weg naar de werkvloer. Agenda’s beheren en delen doen we digitaal. De technologie van vandaag laat ons toe om efficiënter, sneller en resultaatgericht te werken. En het papierloze kantoor is een doel dat steeds meer realiteit wordt.

Maak van uw secretariaat een digitaal secretariaat

  • Slingeren er stapels papier rond op uw secretariaat?
  • Wilt u uw Outlook mailbox niet enkel gebruiken als brievenbus?
  • Neemt u steevast uw blocnote mee naar elke vergadering en typt u achteraf nog vlijtig een verslag bij elkaar?
  • En die mooie tablet blijkt voor uzelf niet onmisbaar, terwijl u er zoveel meer kunt uithalen?

Doelstellingen

Tijdens deze 2 dagen komt u te weten hoe u de shift maakt naar een papierloos secretariaat én welke digitale tools u hierbij ondersteunen. De thema's die centraal staan:

  • Digitaal archiveren
  • Digitaal communiceren
  • Digitaal samenwerken
  • Papierloos vergaderen en notuleren

Op de tweede dag gaat u ook zelf aan de slag met deze tools:

  • Outlook
  • One Note

Bestemd voor

  • management assistants
  • directiesecretaresses
  • officemanagers

Kortom, iedereen die werkzaam is in een ondersteunende functie en de shift wil maken naar een digitaal secretariaat.

Programma

DAG 1

1. Digitaal archiveren: zo maakt u een perfecte digitale structuur

  • Hamsteren of opruimen?
  • In drie muisklikken naar het juiste document
  • Gouden tips voor een duidelijke, digitale mappenstructuur
  • Effectief samenwerken: alles voor iedereen beschikbaar
  • Digitaal bewaren is duurzaam besparen
  • Bouw uw eigen DDD: Duurzaam Digitaal Depot
  • De zeven geheimen van een digitaal archief

2. Digitaal notuleren: wat, hoe, waarom en wanneer?

  • Nooit meer pen en papier
  • Alternatieven voor digitaal notuleren
  • Notuleren met de laptop, Excel, iPad, Mindmap, digitale inkt en geluid
  • Een goede voorbereiding is het halve werk
  • Vergadering afgelopen, notuleren klaar!
  • De beste tips voor actielijst en besluitenlijst

3. Power mini-training Outlook

  • Elke dag uw hoofd en inbox leeg
  • Snel verwerken van uw e-mail
  • De 2-minuten regel
  • Handige tips om nooit meer het overzicht te verliezen
  • Sneller dan de muis: sneltoetsen
  • Datumnavigator in optima forma
  • In een keer alle bijlagen uit uw mailbericht printen of opslaan
  • Communiceren met uw manager via directe celbewerking
  • Automatisch regelen van uw e-mail
  • Contactpersonen en distributielijsten delen en doorsturen

DAG 2

1. Ontdek de verborgen mogelijkheden van Outlook in de praktijk

  • Efficiënter en effectiever omgaan met e-mail
  • Uw mailbox is géén brievenbus
  • Gouden e-mailtips: stop met ‘kwartetten'
  • Ontdek de verborgen mogelijkheden van Outlook
  • Opruimen en organiseren van uw mail, zo krijgt u grip
  • Effectief mailen door mailboxautomatisering
  • Agenda’s nog sneller beheren

2. Van Blocnote naar OneNote

  • OneNote: net papier, maar dan beter
  • Tekst, beeld en geluid in één document
  • Van OneNote naar Outlook en vice versa
  • Productiever en creatiever met OneNote
  • De 10 belangrijkste voordelen en toepassingen
  • Meteen aan de slag

Docent(en)

cr-01806084

Bouke van Kleef

Bouke van Kleef, directeur, AVK

Marianne H.M. Smits

Marianne H.M. Smits is adviseur en dagelijks actief in het optimaliseren van management- en directieondersteuning. Haar deskundigheid is het vernieuwen van het secretariële proces en het coachen van secretaressen en managers naar een effectieve samenwerking. Zij is de auteur van diverse boeken zoals 'De secretaresse als gatekeeper', de werkwijze 'Elektronisch archiveren' en de 'Secretaresse Assistent'.

Praktische informatie

Prijs: 1 395 EUR (excl btw)

De opleidingen van Kluwer Opleidingen komen in aanmerking voor verschillende subsidies. Handig: zo betaalt u zelf maar een deel van het inschrijvingsgeld.

  • Tot 40% subsidie met KMO portefeuille. Meer info vindt u hier.

Incompany: Hebben meerdere collega’s behoefte aan deze opleiding? En trekt u liever niet naar een andere plaats? Breng de opleiding naar uw afdeling of onderneming: handig! Bovendien spitst de trainer zich dan toe op uw situatie, op uw sector en op de vragen van uw medewerker. Vraag uw incompany opleiding aan.

Inschrijven