Leer beter samenwerken met uw manager

Uw eigen mailbox en agenda managen is voor u geen enkel probleem. Maar hoe gaat u het beste om met die van uw managers? De e-mails van uw managers beheren, hun agenda’s organiseren, hun contacten updaten, … Wilt u dit optimaal organiseren, dan hebt u twee zaken nodig: de technische kennis om Outlook correct in te richten en het vermogen uw manager te overtuigen om Outlook juist te gebruiken.

Efficiënt samenwerken in Outlook

Samenwerken in Outlook vereist een specifieke kennis van de tool. Traditionele Outlook opleidingen besteden hier weinig of geen aandacht aan. Deze opleiding focust specifiek op de ‘technische’ kennis die u nodig hebt om de tool zo in te richten en te gebruiken dat u optimaal de ‘shared’ features kunt benutten. Maar daar stopt de training niet. Samenwerken doet u niet alleen. Ook uw manager moet mee op de kar. U kunt als management assistant technisch nog zo goed op de hoogte zijn, als uw manager niet wil toepassen wat u hem vraagt, staat u nergens. U krijgt in deze opleiding dan ook vaardigheden, tips en tricks om uw manager(s) te overtuigen en te coachen voor een optimale samenwerking in Outlook.

Pluspunten

Deze training combineert op een unieke manier de twee aspecten van het samenwerkingsproces: de technische kant in Outlook en de communicatievaardigheden die u nodig heeft om van u en uw manager(s) een ‘winning team’ te maken.

Uw resultaten

Na deze opleiding:

  • stelt u uw eigen agenda – contacten – postvak en die van uw manager(s) op de juiste manier in
  • verstuurt en beheert u uitnodigingen vanuit uw eigen en andere kalenders
  • organiseert en beheert u naast uw eigen mails ook die van uw manager(s)
  • kent u het verschil tussen
    • verzenden “Namens” (Send on Behalf) en “Als” (From)
    • publieke folder – publieke mailbox – gedeelde mailbox
    • gemachtigdentoegang (Delegate access) en machtigingen (Permissions)
  • gebruikt u samen met uw manager(s) alle facetten van Outlook voor een optimale en efficiënte samenwerking
  • overtuigt u uw manager om Outlook zo toe te passen dat u hem optimaal kunt ondersteunen
  • coacht u uw manager op een respectvolle manier in het gemeenschappelijk gebruik van Outlook

Bestemd voor

  • management assistants
  • (directie)secretaresses

die in Outlook behalve hun eigen mailbox en agenda, ook die van één of meerdere managers beheren.

Vereiste voorkennis: u heeft al een solide basiskennis van Outlook. Idealiter volgde u reeds de opleiding ‘Time management en beheer van uw Outlook mailbox’.

Programma

1. Samenwerken met uw manager in Outlook

  • Initiatief nemen om uw manager te overtuigen
  • Uw manager(s) het nut van Outlook aantonen om beter als team/tandem te kunnen samenwerken
  • Doelstellingen bepalen in de samenwerking met uw manager
  • De samenwerkingsobjectieven vertalen in de Outlook-toepassing
  • Weten wat uw baas nodig heeft om succesvol te zijn
  • Uw manager(s) respectvol coachen in de toepassing van een nieuwe manier van werken
  • Vele managers, vele stijlen, vele werkwijzen: efficiënt werken in diversiteit

2. Outlook optimaal instellen voor een efficiënte samenwerking

  • Achter de schermen
    • Onderdelen van Outlook
    • Toegang voor raadpleging: Delegate
    • Toegang voor toevoeging: Permissions
  • Mail
    • Een andere mailbox raadplegen en toevoegen
    • Mails versturen uit naam van iemand anders: Send on Behalf & Send As
    • Opties voor de antwoorden op een mail
    • Mails beheren
  • Kalender
    • Kalenders delen en raadplegen
    • Andere mailbox toevoegen
    • Andere kalenders openen of toevoegen
    • Andere kalenders beheren en organiseren
    • Uitnodigingen versturen vanuit een andere mailbox
  • Contacten
    • Contacten delen
    • Contact folder openen of toevoegen
    • Contacten beheren
    • Dubbels vermijden: Merge duplicates
  • Taken
    • Gebruik van vlaggen in de mailbox

Docent(en)

Hugo Meganck

Hugo Meganck is senior IT-trainer bij Xylos. MS Outlook en MS Excel kent hij van binnen en van buiten. Dankzij zijn enthousiasme en sterke IT-expertise, is hij de geknipte persoon om u alle technische kneepjes en weetjes aan te leren.

Sarie Leroy

Sarie Leroy draait al verschillende jaren mee in de internationale financiële sector als projectmanager en consultant. Vanuit haar passie voor veranderingsmanagement, (bedrijfs)culturen en talen begeleidde ze al heel wat change management workshops in binnen- en buitenland. Haar aanpak? Enthousiast, dynamisch en resultaatgericht, zodat u de theorie meteen in praktijk omzet.

Praktische informatie

Prijs: 730 EUR (excl btw)

De opleidingen van Kluwer Opleidingen komen in aanmerking voor verschillende subsidies. Handig: zo betaalt u zelf maar een deel van het inschrijvingsgeld.

  • Tot 40% subsidie met KMO portefeuille. Meer info vindt u hier.

Incompany: Hebben meerdere collega’s behoefte aan deze opleiding? En trekt u liever niet naar een andere plaats? Breng de opleiding naar uw afdeling of onderneming: handig! Bovendien spitst de trainer zich dan toe op uw situatie, op uw sector en op de vragen van uw medewerker. Vraag uw incompany opleiding aan.

Partner(s)

Inschrijven