“De succesfactoren van dit veranderingsproces? Een dominante interne coalitie, stevig projectmanagement en een team waar ik helemaal op vertrouw.”

De uitdaging

VUB staat met het Campus Lifecycle project voor een cruciaal veranderingsproces. In 2012 moet een nieuwe IT-tool gebruiksklaar zijn voor meer dan 11.000 studenten, professoren en medewerkers.  

Het projectteam onder leiding van projectmanager Chris Beirens zorgde voor een proces- en organisatieanalyse. Zij tekende het plan uit met een gefaseerde projectaanpak op basis van de Prince2-methode. De rector en de Raad van Bestuur gaven hun steun. Chris Beirens en zijn team lopen enthousiast voorop … maar hoe krijgen ze iedereen mee?

 

De aanpak

Het team van Chris Beirens ging door een uitdagend leerproces. Cruciaal voor de interne ‘buy-in’ bleek de selectie van dominante change agents uit alle geledingen van de organisatie. Vervolgens gingen ze aan het werk in het eigen projectteam. Wat maakte hen sterk? Wat vormde een bedreiging?

Met dat nieuwe inzicht voor ogen trainden de leden van het team hun communicatievaardigheden. Ze leerden overtuigen met respect voor de belangen en waarden van de andere betrokkenen. Ze leerden hoe ze de aandacht en de interactie in vergaderingen konden verhogen terwijl ze hun doelstellingen goed voor ogen hielden. En ze versterkten de samenwerking door openheid en onderlinge feedback.

Een zorgzaam volgehouden communicatieplan tenslotte gaf het team geloofwaardigheid en steun vanuit de hele organisatie.

 

De resultaten

“Het is en blijft een fragiel proces om een organisatie mee te krijgen in een belangrijke verandering. Katelijne Rotsaert speelde voor ons een belangrijke rol als adviseur, katalysator en trainer. Als team zijn we nu beter gewapend om die goesting in verandering te creëren en vast te houden.”