Jan Mathu

De federale overheidsdiensten hebben sinds jaar en dag een stoffig imago. Maar de FOD Mobiliteit en Vervoer past vandaag niet langer in dat plaatje: Het Nieuwe Werken is er (bijna) volledig up and running, en dat resulteert in een heel nieuwe, veel socialere werksfeer. Doreen Coppens, communicatiemanager, Véronique Lagrange, directrice Mobiliteit en Jan Mathu, facility manager waren de drijvende krachten achter het project. Inspiratie om hun collega’s mee over de streep te krijgen vonden ze onder andere op de Yammer community over Het Nieuwe Werken, die opgestart werd door Kluwer Opleidingen en intussen al meer dan 500 leden telt. Hun project is bijna volledig geïmplementeerd, dus het werd hoog tijd om van hen te horen hoe ze die radicale ommekeer aangepakt hebben.

Laten we beginnen bij het begin: waarom hebben jullie Het Nieuwe Werken ingevoerd?

Jan: Daar zijn verschillende redenen voor. Eind 2011 bleek uit de jaarlijkse verkeersstatistieken dat de toestand op onze Belgische wegen steeds dramatischer werd. Als FOD Mobiliteit en Vervoer ligt dat ons uiteraard nauw aan het hart. Daarnaast werden we geconfronteerd met enorm hoge huurprijzen van onze gebouwen enerzijds, en de vraag om besparingen vanuit de federale overheid anderzijds. Tenslotte bleek uit een tevredenheidsenquête dat onze collega’s heel wat verbeterpunten zagen. De combinatie van die drie elementen maakte dat we gingen nadenken over een alternatieve aanpak. De filosofie van Het Nieuwe Werken strookte grotendeels met onze ambities voor de toekomst van de FOD.


Hoe begin je aan een dergelijk project? Erover dromen is een ding, het doen lijkt voor een organisatie van 1.000 mensen geen sinecure.

Jan: Je moet inderdaad met heel veel zaken rekening houden. Wij kampten daarnaast ook met een enorme tijdsdruk: het budget dat we kregen voor de herinrichting van onze kantoren moest op tien maanden tijd besteed zijn. Veel tijd om te aarzelen is er dus niet geweest.

Doreen: Die tijdsdruk had ook serieuze gevolgen voor de communicatie. Daar waar je voor een dergelijk project idealiter een hele campagne op poten zet om mensen geleidelijk aan te laten wennen aan het idee, hebben wij meteen heel praktisch moeten communiceren. Wat is Het Nieuwe Werken, en hoe willen we het implementeren binnen onze FOD? Wanneer starten de werken? Hoe gaan de nieuwe kantoren eruit zien? Wie verhuist wanneer en naar waar? Ik heb toen heel wat praktische tips uit de Yammer community over Het Nieuwe Werken kunnen halen. Een algemene omschrijving om te delen met de collega’s, wat communiceren we best wanneer, hoe ga je om met negatieve reacties, etc.

Hoe zijn jullie omgegaan met de bekommernissen van jullie collega’s?

Doreen: Hoewel we met dat praktische aspect zaten, hebben we er wel voor gezorgd dat we ook genoeg aandacht besteedden aan het hele verandertraject. Uiteindelijk laat je wel een bommetje vallen: je gaat mensen letterlijk uit ‘hun kot’ halen om hen samen te brengen in een open omgeving. We hebben dus nadrukkelijk gekozen voor een persoonlijke aanpak. We organiseerden infosessies, verwelkomden mensen in ons projectlokaal, stapten zelf naar de verschillende diensten voor open gesprekken, enz. Onze visietekst over Het Nieuwe Werken is trouwens zo ontstaan: niet op basis van wat het management dacht, maar gebaseerd op de input die we alle medewerkers kregen via bevragingen, brainstorms en workshops. Betrokkenheid staat centraal in Het Nieuwe Werken zoals wij het zien, dus ook in de manier waarop we ertoe komen.

Jan: En ook achteraf blijft betrokkenheid centraal staan: na de eerste verhuizingen zijn we actief op zoek gegaan naar feedback, suggesties, problemen. We kregen ook te maken met wilde verhalen die de ronde deden toen nog niet iedereen verhuisd was. Toen hebben we dus nog veel meer moeten inzetten op open en persoonlijke communicatie en het hele change aspect.

Doreen: Dat was zeker niet altijd gemakkelijk. We kwamen uit een heel traditionele omgeving, en hadden dus ook enkel de traditionele communicatiemiddelen ter beschikking: een personeelsmagazine per kwartaal, een digitale nieuwsbrief, evenementen, affiches, enz.

Is er aan die communicatiemix iets veranderd sinds de invoering van Het Nieuwe Werken?

Doreen: We zijn nog volop aan het evolueren en naar mijn gevoel zitten we momenteel echt nog in een transitieperiode. Fysiek zitten we al in Het Nieuwe Werken, maar de radicale mentaliteitsswitch moet er nog komen. Dat heb ik bijvoorbeeld ook gemerkt bij het opstellen van alle communicatie: de juiste toon vinden was een erg moeilijke opdracht. Wat te informeel was voor de ene, wekte net enthousiasme op bij de ander. Ik ben daarom heel erg blij dat we ergens halverwege het proces ook met Yammer zijn beginnen werken. Het is een ideale tool om betrokkenheid en interactie te stimuleren, en het ruimt dat vervelende stijlprobleem van de baan. Ik kan er in mijn eigen, losse stijl een boodschap verspreiden zonder dat er iemand over struikelt.

Hebben jullie nog tips voor andere organisaties die met Het Nieuwe Werken aan de slag willen?

Jan: Het lijkt een berg werk, en dat is het ook. Maar stukje bij beetje kom je er, en besef je ook dat het het allemaal wel waard is. We staan nog altijd elke dag met grote ogen te kijken hoe collega’s die vroeger alleen in hun kantoor lunchten nu ’s middags afspreken met collega’s. Voor onze organisatie zijn er ook niets dan voordelen uit voortgekomen: we zijn op heel wat pijnpunten gestoten tijdens het verandertraject, van het moeten werken met verouderde communicatietools tot het ontbreken van een e-maildatabase, en die worden nu een voor een getackeld.

Doreen: Je staat er ook niet alleen voor: naast de eigen collega’s zijn er genoeg online communities waar je inspiratie vindt. Ik heb een paar keer met de handen in het haar gezeten, en dan was het fijn om via de Yammer community over Het Nieuwe Werken andere getuigenissen te lezen, en de tips en tricks van andere communicatie-professionals ter beschikking te hebben.

Doreen Coppens: project & communicatie manager, Mobi4U, Het Nieuwe Werken
Jan Mathu: projectleider Mobi4U, Het Nieuwe Werken en facility manager.